12. Filing Form 941, Form 943, Form 944, or Form 945
12. 提交税表-941、税表-943、税表-944、或税表-945
Publication 15
Employer’s Tax Guide |
税务信息手册第15篇
雇主税务指南 |
季度薪资税表-941：如果你支付了薪资（包括病假工资和附加失业金），须预扣所得税或社会保障税金和医疗保险税，那么你必须按季度提交税表-941，即使没有应纳税额，除非你提交了终结税表、收到联邦税务局告知你有资格转为提交税表-944的通知、或者是出现下文讲解的例外情形。如果你本来需要提交税表-941，但估计该日历年度的雇佣税项只有$1,000美元或更少，因而希望转为提交税表-944，那么必须在当年的第一个季度与联邦税务局联系，申请转为提交税表-944。你必须从联邦税务局收到书面通知，告知你可以转为提交税表-944，然后才能这样做。有关申请转为提交税表-944的更多信息，包括提交申请的方法和截止日期，可参见税表-944的说明。税表-941必须不晚于该季度结束的次月最后一天提交。不过，如果你及时缴存了该季度的全部税款，那么可以不晚于季度结束后的第2个月10日提交。可参见上文的日历。
农业雇员年度税表-943：你必须为每个日历年度提交税表-943，从后续情形发生的第一年开始：你为农场工作支付了$2,500美元或以上薪资，或者你雇用的某个农场工人满足第9节的社会保障税金及医疗保险税主题下讲解的$150美元测试。不要把这些薪资填报在税表-941、税表-944、或税表-945上。提交2023年的税表-943须不晚于2024年1月31日。不过，如果你及时缴存了当年的全部税款，那么可以不晚于2024年2月12日提交。
年度薪资税表-944：如果你收到书面通知，告知你合乎提交税表-944的资格，那么你必须提交税表-944而不是税表-941。即使你没有应纳税额（或者应纳税额超过$1,000美元），也必须提交税表-944，除非你为上年度提交了终结税表。如果你收到提交税表-944的通知，但希望提交税表-941，那么可以在当年的第一个季度申请转为提交税表-941。有关申请转为提交税表-941的更多信息，包括提交申请的方法和截止日期，可参见税表-944的说明。提交2023年的税表-944须不晚于2024年1月31日。不过，如果你及时缴存了当年的全部税款，那么可以不晚于2024年2月12日提交。
年度预扣税表-945：如果你预扣或被要求预扣非薪资款项的联邦所得税（包括后备预扣），那么必须提交税表-945。对于没有非薪资税负的年份，你无须提交税表-945。对于须填报在“税表-1042：外国人的年度美国来源收入预扣税申报表”中的预扣税款，不要填报在税表-945上。提交2023年的税表-945须不晚于2024年1月31日。不过，如果你及时缴存了当年的全部税款，那么可以不晚于2024年2月12日提交。
例外情形：下述例外情形适用于税表-941和税表-944的提交要求：
- 季节性雇主如果在某季度没有支付薪资，也就没有税负，那么不必为该季度提交税表-941。为提醒联邦税务局你在该年中不必提交一个或多个季度的薪资税表，在税表-941第18行勾选“季节性雇主”。填写税表-941时，务必勾选表格顶部的对应申报季度。通常联邦税务局不会查问未提交的税表，如果每年至少提交过一份薪资税表。无论如何，你必须在提交的每份税表-941中勾选“季节性雇主”；否则联邦税务局会预期每个季度都会有税表提交上来。
- 家庭雇主填报社会保障税金和医疗保险税和/或预扣的所得税。如果你因为付薪给企业雇员而需要提交税表-941、税表-943、或税表-944，那么可以把家政工人的税款包括在其中。否则在附表-H(税表-1040)中填报家政工人的社会保障税金和医疗保险税以及预扣的所得税。更多资讯可参见税务信息手册第926篇。
- 农业雇主填报社会保障税金、医疗保险税、及预扣的所得税。在税表-943上填报这些税款。
提示：依循铁路退休税法案（RRTA）纳税的雇主须填写表格CT-1申报法案规定的雇佣税项，同时填写税表-941或税表-944申报从雇员的薪资和其它报酬中预扣的联邦所得税。
以电子方式提交：联邦税务局电子报税项目允许纳税人以电子方式提交税表-941、税表-943、税表-944、或税表-945，借助一台连接互联网的电脑加上商业报税软件。获取更多信息，可访问 IRS.gov/EmploymentEfile，或致电 866-255-0654。
报税代理人以电子方式提交：为其他纳税人群体提交税表-941、税表-943、税表-944、或税表-945的代理人可以电子方式提交这些税表。详情可参见“税务信息手册第3112篇-联邦税务局电子报税申请和参与”。关于以电子方式提交的信息，可参见税务规程2007-40, 2007-26 I.R.B. 1488，网址是 IRS.gov/irb/2007-26_IRB#RP-2007-40。关于不同类型的第三方付款人安排，相关信息可参见第16节。
经认证专业雇主组织以电子方式提交：对于经认证专业雇主组织（CPEO），除获得认证的第一个季度（仅限税表-941）以外，必须以电子方式提交税表-941和附表-R(税表-941)、或适用的税表-943和附表-R(税表-943)。在某些情况下，联邦税务局可能会豁免电子提交要求。要申请豁免，经认证专业雇主组织必须在无法以电子方式提交的某份税表的到期日之前至少45天，通过联邦税务局专业雇主组织在线注册系统提出书面申请。有关以电子方式提交豁免申请的更多信息，可见网页 IRS.gov/CPEO。还可参见税务规程2023-18。
罚款：当要求提交税表而未提交时，对应于延迟的每个月或不足一个月的时间，都会产生未提交税表的罚款，每月罚款金额是该份税表上显示的未付税款的5％。最高罚款金额通常是应付税款的25％。此外对于延迟缴纳税款的情形，对应于延迟的每个月或不足一个月的时间，都会产生未缴纳税款的罚金，罚款金额是每个月加收未付税款的0.5％。如果报税主体是个人，且有生效的分期付款协议，那么未缴纳税款的罚金会从每月0.5％降至每月0.25％。你必须是在税表截止日期或之前已经提交了要求的税表，才有资格削减罚款金额。未缴纳税款的最高罚金也是应付税款的25％。如果两项罚款同时产生在某个月，那么从未提交税表的罚款中减去未缴纳税款的罚金。如果没有提交税表或支付税款是由于合理的原因，那么这项罚款不适用。如果你收到罚款通知，可以解释说明为何你认为存在合理的原因。
附注：除罚款以外，未付税款的利息从纳税截止日期开始计收。
如果必须预扣的所得税、社会保障税金、或医疗保险税没有预扣下来或者没有缴纳，那么你可能得个人承担信任资金税追收罚款。可参见第11节的信任资金税项追收罚款。通常情况下，即使交托给诸如薪资服务机构（PSP）或报税代理人等第三方，也不能免除雇主需要正确及时地提交税表以及支付或缴存所有税款的责任。不过可参见第16节中的经认证专业雇主组织知悉例外情形。
每段申报期只提交一份税表：有多个场所或部门的雇主必须每季度只提交一份税表-941，或者每年只提交一份税表-944。农业雇主必须每年只提交一份税表-943。预扣有联邦所得税或后备预扣税款的非薪资付款人必须每年只提交一份税表-945。提交多于一份的税表可能会导致处理延迟，还可能需要你跟联邦税务局沟通解释。如需对先前提交的税表作调整，相关信息可参见第13节。
提交税表的提醒事项：
- 不要在1份税表-941中填报多于1个季度的信息。
- 如果你需要税表-941、税表-943、税表-944、或税表-945，可打开网页 IRS.gov/Forms。还可参见上文索取雇主用税务表格&填写说明&信息手册。
- 在税表-941、税表-943、税表-944、或税表-945中填入企业名称和雇主识别号。确保与先前税表上显示的完全相同。
- 参见税表-941、税表-943、税表-944、或税表-945的说明，获取填写税表的信息。
终结税表：如果你终止经营，那么必须为支付薪资（非薪资款项则用税表-945）的最后一个季度（最后一个年度则用税表-943、税表-944、或税表-945）提交终结税表-941。如果在终止经营后你继续支付薪资或其它报酬，那么必须为那些期间提交税表。关于如何提交终结税表的详细资讯，可参见税表-941、税表-943、税表-944、或税表-945的说明。如果你需要提交终结税表，那么还需要不晚于终结税表的截止日期向雇员提供W-2表格，向社会保障署提交W-2和W-3表格。不要把税表-941、税表-943、或税表-944的原件或副本发送给社会保障署。更多信息可参见表格W-2和W-3的总体说明。波多黎各的雇主可参见表格W-3PR的说明。
提交过往年度的逾期税表：提交过往某年的逾期税表时，找寻一份当年或当季修订的税表-941、税表-943、税表-944、或税表-945的副本（连同说明）。过往年度和/或季度的税表-941、税表-943、税表-944、或税表-945分别在 IRS.gov/Form941、IRS.gov/Form943、IRS.gov/Form944、及 IRS.gov/Form945（选择“你可能觉得有用的其它文件”菜单下的全部修订表格链接）。还可参见上文索取雇主用税务表格&填写说明&信息手册。如果你对提交逾期税表有任何疑问，可致电 800-829-4933 跟联邦税务局联系。
表格-3：社会保障税金和医疗保险税金的税率（前3年）
| 日历年度 |
薪资基数限额（每个雇员） |
应税薪资和小费的税率 |
| 2023—社会保障税金 |
$160,200美元 |
12.4%* |
| 2023—医疗保险税金 |
全部薪资 |
2.9% |
| 2022—社会保障税金 |
$147,000美元 |
12.4%* |
| 2022—医疗保险税金 |
全部薪资 |
2.9% |
| 2021—社会保障税金 |
$142,800美元 |
*12.4%** |
| 2021—医疗保险税金 |
全部薪资 |
2.9% |
* |
对于2020年3月31日之后、2021年4月1日之前的合乎资格的病假和家事假工资，雇主无须为其缴纳社会保障税金；因此这些工资的税率为6.2％（0.062）。 |
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调整表格W-2和W-3跟税表941或943或944的差异：如果提交给联邦税务局的税表-941、税表-943、或税表-944跟提交给社会保障署的W-2和W-3表格之间存在差异，联邦税务局或社会保障署可能会与你联系以调平差异。可采取以下步骤来帮助减少差异：
- 把奖金作为工资及须缴纳社会保障税金和医疗保险税的计税工资填报在W-2表格及税表-941、税表-943、或税表-944中。
- 把须缴纳社会保障税金和医疗保险税的工资及相应的税金都分别填报在W-2和W-3表格以及税表-941、税表-943、或税表-944中。
- 把雇员承担的社会保障税金份额填报在W-2表格中预扣的社会保障税金空格栏（空格-4），而不是作为须缴纳社会保障税金的工资。在499R-2/W-2PR表格中，把预扣的社会保障税金填报在第21栏。
- 把雇员承担的医疗保险税份额填报在W-2表格中预扣的医疗保险税空格栏（空格-6），而不是作为须缴纳医疗保险税的工资。在499R-2/W-2PR表格中，把预扣的医疗保险税填报在第23栏。
- 确保每个雇员须缴纳社会保障税金的工资不超过年度社会保障薪资基数限额（2024年为$168,600美元）。
- 不要把无须缴纳社会保障税金或医疗保险税的非现金工资作为须缴纳社会保障税金或医疗保险税的工资，可参见上文第5节讲解的非货币工资。
- 如果某年中你填写在税表-941、税表-943、或税表-944上的雇主识别号与填写在W-3表格上的不同，那么在W-3表格的“今年使用过的其它雇主识别号”空格栏（空格-h）填入其它的雇主识别号。在W-3PR表格中，把“今年使用过的其它雇主识别号”填入空格-f。
- 确保W-3表格中的金额是所有W-2表格的金额汇总。
- 调整W-3表格跟4份季度税表-941、年度税表-943、或年度税表-944之间的差异，方法是比较以下项目的填报金额：
- 预扣的联邦所得税；
- 须缴纳社会保障税金和医疗保险税的计税工资；
- 社会保障税金和医疗保险税金：通常情况下，税表-941、税表-943、或税表-944上显示的包括当年调整项目在内的金额，应该大约是W-3表格上所显示金额的2倍，因为税表-941、税表-943、及税表-944上填报的是雇主和雇员双方的社会保障税金和医疗保险税金，而W-3表格上仅填报雇员的税金。
不要把后备预扣税款或诸如退休金、养老金、赌博赢得的钱等非薪资款项对应的预扣税款填报在税表-941、税表-943、或税表-944中。从非薪资款项预扣的税款须填报在表格-1099或表格W-2G中，还必须填报在税表-945中。只有填报在W-2表格中的税金和预扣税款才应该填报在税表-941、税表-943、或税表-944中。
填报在表格W-2和W-3中的金额跟填报在税表-941、税表-943、或税表-944中的金额可能出于某些正当原因而不匹配。举例来讲，如果你从雇员的薪资中预扣了附加医疗保险税，那么填报在税表-941第5c行第2列、税表-943第5行、或税表-944第4c行第2列的医疗保险税金额，不会是填报在表格W-3第6栏（表格W-3PR第13栏）中的医疗保险税预扣额的2倍，因为附加医疗保险税只对雇员征收；附加医疗保险税不存在雇主份额。确保任何不匹配的情形都有正当的理由。保存好你的调整记录，这样联邦税务局或社会保障署询问时，可以解释清楚为何金额不匹配。如果你需要解释由并购、法定兼并、或合并引起的任何差异，可参见附表-D(税表-941)的说明。
注意：在调整表格W-2和W-3跟税表-941、税表-943、或税表-944的差异时，你应该考虑到，对于2020年3月31日之后、2021年4月1日之前的合乎资格的病假和家事假工资，雇主无须为其缴纳社会保障税金。
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